Diagnóstico de proceso: partes de trabajo
1. Lo que vemos en la visita
Cada día llegan unos 18 partes de trabajo en papel y unos 12 por WhatsApp, como foto o como mensaje. La responsable de administración los pasa uno a uno al programa de gestión: busca el cliente y la obra, apunta las horas de cada técnico y añade el material usado.
Los técnicos no escriben el material igual que el catálogo («multicapa 16», «tubo multicapa de 16 mm»). Las horas llegan como «toda la mañana» o «de 9 a 1 y media». Ahí salen casi todos los errores. Un parte que se queda en la furgoneta retrasa la factura de esa obra.
2. Punto de partida
| Dato | Valor |
|---|---|
| Partes al díaMedia de la última semana (dato inventado) | 30 |
| Minutos por parteCronometrados con tres partes durante la visita (dato inventado) | 6 min |
| Partes que se corrigen despuésEstimación de administración; se confirma en el piloto | 2 de 30 |
| Coste por hora de quien lo haceCon cargas sociales, dato de la empresa | 22 € |
| Días laborables al mesDato de la empresa | 21 |
| Horas al mes de trabajo manualCalculado con los datos anteriores | 63 h |
| Coste al año de ese trabajoCalculado con los datos anteriores | 16.632 € |
Es el coste de partida, no una promesa de ahorro.
3. Qué proponemos
- Una pieza pequeña que lee los partes que llegan por WhatsApp y las fotos de los partes en papel. Reconoce cliente, obra, horas y material, y los compara con el catálogo y con las obras abiertas.
- Lo que no cuadra se marca para revisar: material que no está en el catálogo, horas que se pueden leer de dos formas y partes de una obra que ya está cerrada.
- La responsable de administración valida cada parte en una pantalla sencilla antes de que pase al programa de gestión. Nada entra sin que una persona lo vea.
- El programa de gestión no cambia: los partes validados entran por su importación de ficheros.
Lo que dejamos fuera por ahora: los partes que los técnicos dictan por teléfono. Son pocos y cambian mucho; no compensa automatizarlos hasta ver cómo funciona lo demás.
4. Objetivo medible
Que los partes en papel y por WhatsApp entren en el programa de gestión sin volver a teclearlos y que los minutos por parte bajen de 6 a la cifra que fijamos contigo en la propuesta. Se mide igual que el punto de partida: minutos por parte, partes corregidos después y coste al mes.
5. Lo que hay que comprobar antes
- Que el programa de gestión de la empresa permite importar partes de trabajo desde un fichero. Lo comprobamos en el diagnóstico o al preparar la propuesta.
- Que la letra de los partes en papel se lee bien en una foto. Lo probamos con una muestra de partes reales en el diagnóstico o al preparar la propuesta.
- Que el catálogo de material está al día. Si no lo está, los avisos de «Revisar» serán más de los necesarios al principio.
6. Siguiente paso
Si te encaja, te enviamos una propuesta cerrada: precio cerrado, plazo del piloto y este objetivo, por escrito. Si no te encaja, no tienes ningún compromiso.