Cómo saber si tu ERP se puede integrar

Integrar es que otro programa lea datos de tu ERP o los escriba en él sin que nadie los teclee. Por ejemplo, que un pedido llegue como borrador, o que un cuadro de mando se alimente solo.

No hace falta cambiar de ERP. Hace falta saber por dónde admite datos, con qué límites y con qué permiso de su proveedor.

Hazlas por escrito y guarda las respuestas. Si la conversación es por teléfono, pide que te confirmen por correo.

• ¿Tiene API? ¿Está documentada? ¿Qué se puede leer y qué se puede escribir: clientes, artículos, pedidos, albaranes?
• ¿Importa y exporta ficheros? ¿En qué formato, con qué columnas y con qué validaciones al importar?
• ¿Permite acceso directo a la base de datos? ¿Solo lectura o también escritura? ¿Sigue dando soporte si se escribe directamente?
• ¿Hace falta una licencia o un módulo extra? ¿Cuánto cuesta y quién lo contrata?
• ¿Hay límites: peticiones por minuto, usuarios a la vez o campos que no se pueden tocar?
• ¿Está en tu servidor o en la nube del proveedor? Eso cambia las vías posibles.
• ¿Hay un entorno de pruebas donde probar sin tocar los datos reales?
• ¿Quién da soporte si la conexión falla: el proveedor o quien la hizo?

Si tu programa emite facturas, hay una pregunta más. Según el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, los proveedores de software de facturación deben garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. Pregunta cómo lo cumple el tuyo. Ese artículo se refiere a la facturación electrónica.

Hay tres vías y un cuarto caso, el de no tener ninguna. Las vías van de la más limpia a la más frágil.

Por API

La API es una puerta que el proveedor abre para que otros programas pregunten y envíen datos con reglas. Es la vía más limpia: valida lo que entra y funciona al momento. Su límite es que solo se puede hacer lo que el proveedor expone.

Por ficheros

El programa exporta e importa ficheros con un formato acordado, a veces a una carpeta fija. Es sencilla y robusta. No es instantánea y conviene que la importación valide los datos y avise de los errores.

Por base de datos

Leer directamente de la base de datos suele ser fácil y sirve para informes. Escribir es otra cosa: te saltas las reglas del programa y puedes dejar datos incoherentes o perder el soporte. Escribir directamente solo si el proveedor lo permite por escrito.

Sin acceso

Si no hay API, ni ficheros, ni base de datos, no merece la pena integrarlo. Existe la imitación de las pantallas del programa, pero es la opción más frágil: se rompe cuando cambia una pantalla y no suele ser una buena base para una integración estable. Antes de descartarlo, mira si el programa ya saca algún informe que se pueda aprovechar como fichero. Se comprueba en el diagnóstico gratuito, antes de proponer nada.

Una prueba pequeña ayuda a resolver muchas dudas. Se puede hacer en el diagnóstico o antes.

1. Pide al proveedor un fichero de ejemplo o la documentación de la API.
2. Exporta una muestra de registros reales: clientes, artículos y un par de pedidos.
3. Comprueba que cada dato que necesitas existe y es único: códigos, referencias y unidades.
4. Crea un registro de prueba en un entorno de pruebas y mira qué valida el programa.

A veces la respuesta correcta es no integrar. Estas son las señales más claras.

• El proveedor no da ninguna vía documentada y no la ofrece por escrito.
• Solo se puede escribir tocando la base de datos y el proveedor lo desaconseja o lo prohíbe.
• El módulo o la licencia que exige cuesta más de lo que mueve el proceso.
• Vas a cambiar de programa pronto: conviene integrar el nuevo, no el que se va.
• Los datos de origen están desordenados, con códigos repetidos o artículos duplicados. Primero toca limpiarlos.
• El proceso es tan poco frecuente que no compensa conectarlo.

Si pasa en tu caso, te lo decimos en el diagnóstico gratuito, antes de gastar nada. Y te proponemos la alternativa más sencilla que funcione.

• BOE: Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, artículo 2 bisLos proveedores de software de facturación deben garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. Texto consolidado del BOE, sin valor jurídico.

Fuentes comprobadas el 12 de noviembre de 2026.